Logística

Pase de atender por orden de llegada a trabajar con citas para descarga y carga. Cuando todos los camiones llegan en las mismas horas, los muelles se saturan, los conductores esperan y el equipo de almacén alterna picos de trabajo con periodos sin actividad.

Con el responsable de tráfico y el de almacén, revise a qué horas llegan los transportistas habituales y cuánto tarda cada tipo de operación. Ofrezca franjas de cita según la capacidad de muelles y personas, y comuníquelas a proveedores y transportistas con reglas claras para retrasos y llegadas sin cita. Asigne muelles por tipo de mercancía o destino para reducir recorridos internos y prepare la documentación antes de que llegue el vehículo. La mejora se aprecia en el tiempo que pasa un camión desde su llegada hasta su salida, en las esperas en la puerta y en una carga de trabajo más repartida a lo largo del día.

Anticipe la reposición de las ubicaciones de preparación antes de que se vacíen, en lugar de reponer cuando alguien encuentra el hueco. Si quien prepara pedidos tiene que avisar y esperar, la preparación se detiene y la reposición se hace con prisa en el peor momento.

Revise qué referencias provocan más esperas y si su ubicación de preparación tiene capacidad suficiente para su consumo. Defina un nivel de aviso para cada una y programe la reposición en momentos de menor actividad o justo antes de las oleadas de preparación previstas. Quien coordina el almacén puede asignar a una persona la reposición durante los picos para que no compita con la preparación por los mismos pasillos. Si el sistema lo permite, genere las tareas de reposición a partir de los pedidos pendientes. Para comprobar la mejora, observe cuántas veces se detiene una preparación por ubicación vacía y cuánto tiempo pasa hasta que se repone.

Planifique la preparación hacia atrás desde la hora de salida de cada ruta o transportista y haga visible en todo momento qué falta para cerrar cada envío. Un pedido completo que espera a otra parte del mismo cliente o a una línea que no llega puede perder la salida aunque casi todo esté listo.

Con almacén y tráfico, establezca una hora límite de cierre para cada salida y ordene la preparación de forma que las partes del mismo envío lleguen juntas a la zona de consolidación. Señalice esa zona por ruta o destino y asigne a alguien que revise, antes de la hora límite, qué envíos están incompletos y por qué. Defina también qué se hace si falta una línea: enviar parcial con aviso al cliente o retener. La mejora se observa en los pedidos que pierden su salida prevista, en las incidencias de consolidación y en la hora real de cierre de cada ruta.

Diseñe las rutas con cierto margen y defina reglas para decidir qué vehículo absorbe cada urgencia, en lugar de rehacer el plan completo cada vez. Replanificar todas las rutas por una recogida suele retrasar a otros clientes y confundir a los conductores.

Con el responsable de tráfico, revise de dónde vienen las urgencias, a qué horas y en qué zonas suelen repetirse. Según esa información, puede dejar huecos en las rutas que pasan por esas zonas, reservar un vehículo flexible en las horas de más demanda o fijar una hora límite para aceptar recogidas en el mismo día. Comunique a cada conductor los cambios por un único canal y confirme su recepción. También conviene revisar con comercial qué clientes reciben servicio urgente y en qué condiciones. Para comprobar la mejora, observe los cambios de ruta por jornada, las entregas fuera de franja y las recogidas que no se pudieron atender.

Compruebe la dirección y las instrucciones de entrega antes de que el pedido salga, no cuando el conductor ya está en la puerta. Un portal sin número, un horario de recepción desconocido o un teléfono erróneo bastan para provocar un segundo viaje.

Revise los motivos registrados en los últimos intentos fallidos y agrúpelos: dirección incompleta, destinatario ausente, horario de recepción, acceso restringido o información que no llegó al conductor. Para cada causa defina una medida sencilla, como campos obligatorios en el pedido, una confirmación previa al cliente o una nota que acompañe al envío. Atención al cliente y tráfico deben compartir esa información en el mismo lugar. Los conductores pueden registrar lo que encuentran para mejorar los datos del cliente en futuras entregas. La comprobación consiste en seguir los segundos intentos en relación con las entregas realizadas y los motivos más frecuentes.

Haga que el justificante de entrega vuelva el mismo día y en un formato que administración pueda usar directamente. Cuando los albaranes firmados vuelven días después en papel o se pierden en una cabina, la factura espera y el cobro se retrasa.

Revise con tráfico y administración cuánto tarda hoy en llegar cada justificante y qué casos lo retrasan: albaranes sin firmar, conductores subcontratados, entregas con incidencias o documentos ilegibles. Si es posible, capture firma o foto en el momento de la entrega; si no, defina cuándo y dónde se entregan los albaranes al terminar la ruta. Administración puede revisar a diario los envíos entregados sin justificante y reclamarlos a quien corresponda. Acuerde también con los clientes qué prueba de entrega aceptan. La mejora se observa en el tiempo que transcurre desde la entrega hasta la factura y en los cobros retenidos por falta de documentación.