Distribución mayorista y minorista

Trate cada caso como una señal de que algún movimiento no se registró bien, no solo como una pieza que buscar. Si se corrige el stock sin averiguar la causa, el mismo desajuste volverá a aparecer en la siguiente preparación o en la siguiente venta.

Defina un procedimiento breve: quien no encuentra el producto lo comunica, almacén busca en ubicaciones cercanas y en zonas de recepción o devoluciones, y se registra qué ocurrió realmente. Las causas habituales son entradas ubicadas en otro lugar, salidas sin registrar, unidades de medida confundidas o mermas no anotadas. Haga recuentos cíclicos de las referencias que más incidencias generan, en lugar de esperar al inventario anual. El responsable de almacén puede revisar las causas una vez a la semana. La mejora se observa en menos ajustes de inventario, menos pedidos incompletos y menos tiempo dedicado a buscar mercancía.

Decida cada compra en función de la rotación real de la referencia y del coste de mantenerla, no solo del descuento por cantidad. Un mínimo pensado para el proveedor puede convertirse en meses de stock que ocupan espacio, inmovilizan caja y terminan rebajados.

Clasifique las referencias según su venta y revise cuáles tienen mínimos que superan con claridad su consumo habitual. Para ellas, compras puede explorar alternativas: agrupar referencias del mismo proveedor para alcanzar el mínimo, negociar entregas parciales, comprar a un distribuidor intermedio o reconsiderar si conviene mantener el artículo en catálogo. Valore también el espacio ocupado y el riesgo de obsolescencia. La dirección comercial debería participar, porque algunas referencias lentas son necesarias para atender a clientes importantes. La comprobación consiste en seguir la cobertura de stock de esas referencias y las existencias que acaban liquidándose o dándose de baja.

Defina en la ficha de cada artículo todas sus unidades de medida y la conversión entre ellas, y asegúrese de que cada documento indica claramente cuál utiliza. Los errores aparecen cuando una caja se registra como una unidad o un palé se recibe con un número de cajas distinto del esperado.

Revise con compras, almacén y ventas las referencias con más incidencias y verifique sus conversiones: unidades por caja, cajas por capa y capas por palé. Use códigos distintos para cada nivel de embalaje, de forma que el lector identifique qué se está escaneando; los identificadores normalizados facilitan ese trabajo. En recepción, compare lo recibido con el pedido en la misma unidad. Si un proveedor cambia el formato, actualice la ficha antes de la primera entrega. La mejora se aprecia en menos diferencias en recepción, menos pedidos servidos con cantidades erróneas y menos ajustes de inventario.

Compare el margen del pedido con los costes que genera al atenderlo: preparación, embalaje, transporte, administración y posibles devoluciones. Un pedido con buen margen sobre el precio puede dejar de ser rentable si exige una ruta específica o muchas líneas de pocas unidades.

Con administración y logística, estime de forma sencilla el tiempo de preparación por línea, el coste de cada entrega según zona y el trabajo administrativo de cada pedido. Aplíquelo a una muestra de pedidos pequeños para ver cuáles quedan por debajo del umbral que la dirección considere razonable. Con esa información puede proponer un pedido mínimo, agrupar entregas en días fijos, ofrecer recogida o ajustar condiciones para ciertos clientes. Conviene hablarlo con el equipo comercial antes de aplicarlo. Revise después cómo evolucionan el número de entregas por cliente, el margen tras costes de servicio y la satisfacción de esos clientes.

Comparta un único stock disponible entre canales y actualícelo cada vez que se vende o se reserva una unidad. Cuando cada canal trabaja con su propia copia, o la tienda descuenta sus ventas al final del día, la última unidad puede venderse dos veces.

Revise con quien gestiona la tienda y el canal online cómo y cada cuánto se sincronizan las existencias. Para las referencias con pocas unidades, puede reservar un pequeño margen de seguridad que no se publique online o retirar el artículo de la web cuando quede la última. Defina también qué ocurre con un pedido online que no puede servirse: quién avisa al cliente, qué alternativa se ofrece y cómo se registra. Identifique las unidades de exposición que no están a la venta para excluirlas del stock disponible. La comprobación consiste en seguir los pedidos online cancelados por falta de stock y las quejas asociadas.

Separe físicamente y en el sistema la mercancía devuelta hasta que alguien la haya revisado y decidido su destino. Si las devoluciones se colocan directamente en su ubicación habitual, pueden venderse productos dañados o incompletos, y el stock disponible deja de ser fiable.

Reserve una zona identificada para devoluciones y una ubicación equivalente en el sistema que no cuente como disponible. Defina quién revisa cada devolución, con qué criterios y en qué plazo: apta para la venta, apta con rebaja, devolución al proveedor o baja. Al tomar la decisión, registre el motivo y mueva el producto a su destino. Revisar las devoluciones con frecuencia evita que se acumulen y que el producto apto permanezca días sin venderse. Para comprobar la mejora, observe el tiempo que pasa cada devolución hasta volver a estar disponible y las reclamaciones por productos que nunca debieron revenderse.